Cómo cargar el catálogo de San Rafael o Lupita en tu refaccionaria y poner tu margen

Tu distribuidor te manda una lista de precios en Excel. Tiene decenas de miles de renglones, encabezados raros arriba y columnas con nombres que solo él entiende.

Teclear eso pieza por pieza es imposible. Pero cargarlo mal es peor: si el sistema toma una columna equivocada, todos tus precios y tus márgenes quedan mal, y nada te avisa.

Esta guía te explica qué trae esa lista, cómo se convierte en inventario y qué debes revisar antes de guardar. Se basa en cómo Nechicoa POS lee los catálogos de San Rafael y Lupita, que son los dos distribuidores de refacciones que hoy se cargan directamente.

Si tu distribuidor es otro, no te prometemos que se cargue solo. Escríbenos con tu archivo y lo revisamos.

Lo primero que hay que entender: la lista trae TU costo, no tu precio

Es el punto que más confunde. Las listas de refacciones de estos distribuidores no traen precio de venta al público. Traen lo que tú pagas.

San Rafael publica dos columnas de precio que parecen dos niveles, pero son el mismo precio dicho de dos formas: el precio público de lista y el precio neto, que ya incluye el IVA y un 2% de seguro. El neto es lo que tú desembolsas.
Lupita también trae varias columnas de precio (con IVA, sin IVA y con su descuento), que son el mismo precio en distintas versiones.

¿Qué significa para ti? Que el sistema no tiene de dónde sacar tu precio de mostrador. Lo decides tú, poniendo el margen que quieres ganar.

Si cargas sin poner margen, los artículos entran con un precio igual a tu costo y sin ganancia. El sistema te lo advierte, pero es mejor decidirlo desde el principio.

Cómo se calcula tu precio

La fórmula es esta:

Precio de venta = costo sin IVA × (1 + IVA) × (1 + tu margen)

Dicho en palabras normales: al costo le sumas el IVA y encima tu ganancia. El resultado queda con IVA incluido, que es como se muestra el precio en el mostrador en México.

Un ejemplo:

Te cuesta una pieza $116 con IVA (o sea, $100 más $16 de IVA).
Quieres ganar 30% sobre lo que te cuesta.
Precio de venta: $116 × 1.30 = $150.80

Lo importante es que el margen que pones es el margen real: si pides 30%, ganas 30% sobre tu costo neto, no un número inflado por el impuesto.

Margen general y excepciones por familia

Nadie gana lo mismo en todo. Un filtro de aceite se vende a un margen; una balata, a otro; una batería, a otro.

Por eso el sistema te deja:

Un margen general para todo el catálogo.
Excepciones por familia, solo para las categorías que quieras tratar distinto.

No necesitas ponerle margen a cada una de las decenas de categorías: pones uno general y tres o cuatro excepciones, que son las que de verdad importan.

Un detalle que parece pequeño y no lo es: un margen de cero es válido. Hay piezas que vendes al costo a propósito, para no perder al cliente que viene por ellas. El sistema respeta ese cero y no lo trata como “no dijiste nada”.

El proceso, paso a paso

Antes de empezar

Que tu negocio esté dado de alta con el giro Refaccionaria y autopartes (se elige al registrarte y se puede cambiar en la configuración de tu negocio).
Ten a la mano el archivo de tu distribuidor en formato Excel moderno (.xlsx). Los archivos viejos (.xls) no se leen directamente: ábrelos en Excel y guárdalos como Libro de Excel (.xlsx).
No ordenes ni muevas columnas del archivo. Súbelo tal cual lo recibiste.

Paso 1: Elige el proveedor

Selecciona San Rafael o Lupita, según tu lista. Cada uno tiene su propia forma de leer las columnas, y el sistema sabe cuál usar.

Paso 2: Sube el archivo

El sistema lo lee y no escribe nada todavía. Solo analiza.

Paso 3: Elige tus marcas

Una lista de 130,000 piezas puede traer más de 130 marcas, y tú trabajas unas cuantas. Marca solo las tuyas. Este paso importa tanto que le dedicamos una guía aparte.

Paso 4: Pon tu margen

Define el margen general y, si quieres, las excepciones por familia.

Paso 5: Revisa la vista previa

Aquí está la parte más importante. El sistema te enseña qué quedaría: cuántos artículos entran, cuántos se saltan y por qué, y una muestra con tu precio, tu costo y tu margen.

Revisa esto:

Qué mirar	Por qué
Que el margen de la muestra sea el que pediste	Si no coincide, algo se leyó mal.
Que los precios tengan sentido	Toma tres piezas que conozcas y compáralas con tu factura real.
Cuántos se saltan y el motivo	Un renglón sin precio publicado no está “roto”: simplemente no se puede cargar sin un precio.
Que no haya muchos sin costo	Un artículo sin costo reportaría 100% de margen cada vez que se venda, y eso miente.

Un truco de 30 segundos: compara la vista previa con una factura reciente de tu distribuidor. Si el costo de una pieza coincide, la carga está bien. Si no, detente y avísanos antes de guardar.

Paso 6: Carga

La carga corre en segundo plano y puede tardar unos minutos, dependiendo del tamaño del archivo. Puedes ver cómo avanza.

Qué pasa con las existencias

Todo entra con existencia en cero, y es a propósito. El sistema no puede adivinar cuánto tienes en tu bodega, y una existencia inventada haría que tu primer reporte y tu primer corte mintieran.

Tú registras lo que de verdad tienes, o lo vas recibiendo con facturas XML de tus proveedores conforme compras.

Las unidades de las refacciones

Las listas de autopartes usan abreviaturas: JGO para juego, CJ o CJA para caja. El sistema las reconoce, así que un juego de cuatro bujías aparece como Juego y no como “1 pieza”. Lo que no reconoce se guarda como Pieza, que es lo más seguro.

Cuándo se hace esta carga

Un punto importante, según cómo está diseñado hoy el sistema: la carga de catálogo está pensada para el arranque de tu negocio. Aparece cuando tu inventario aún tiene pocos artículos y no hay ventas registradas.

Por eso conviene hacerla bien la primera vez: elegir tus marcas con cuidado, revisar la vista previa y confirmar con una factura real. Si tienes dudas, antes de cargar nos escribes.

Para un negocio que ya opera y quiere agregar piezas, el camino es la factura XML del proveedor en compras, o capturar el artículo en inventario.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Cargar sin margen. Los artículos entran sin ganancia. Pon el margen antes de cargar.
Cargar todas las marcas. Llenas el buscador de piezas que nunca vas a vender.
Mover columnas del Excel. Súbelo como lo recibiste.
No revisar la vista previa. Es el momento de cachar un error, no después.
Usar un .xls viejo. Guárdalo primero como .xlsx.

Preguntas frecuentes

¿Puedo cargar las listas de dos distribuidores? Sí, pero la carga está pensada para el arranque. Si trabajas con los dos, cárgalos al inicio.

¿El precio incluye IVA? Sí. El precio de venta se calcula con IVA incluido, como se muestra en el mostrador. El costo se guarda sin IVA, para que tus márgenes sean reales.

¿Por qué el costo de San Rafael incluye un 2% de seguro? Porque es dinero que de verdad desembolsas. Dejarlo fuera inflaría tu margen en cada venta, así que el sistema lo toma en cuenta.

¿Qué pasa cuando mi distribuidor publica una lista nueva? Los precios cambian seguido. Para un negocio que ya opera hay una pantalla que compara la lista nueva contra tus márgenes y te muestra qué artículos quedarían con poca ganancia o bajo costo, antes de actualizar nada. Tus precios ajustados a mano no se tocan.

¿Y si mi distribuidor no es San Rafael ni Lupita? Escríbenos con tu archivo. Revisamos si se puede cargar y te decimos con honestidad qué se puede y qué no.