Plantilla de inventario gratis para tu tienda de abarrotes (Excel): cómo usarla paso a paso

Si tienes una tiendita o un abarrotes, seguro te ha pasado: no sabes cuánto tienes de cada cosa, hasta que un cliente la pide y ya no hay. O al revés: compraste de más y la mercancía se quedó en el anaquel.

La solución es llevar un inventario. Y no necesitas un sistema caro para empezar. Con una lista bien hecha basta.

Por eso preparamos una plantilla de inventario gratis en Excel, pensada para tiendas de abarrotes de México. Esta guía te explica, con palabras sencillas, qué es, cómo llenarla y cómo mantenerla al día.

Descárgala aquí (es gratis)

👉 Descargar la plantilla de inventario para abarrotes

No te pedimos tus datos ni que te registres.
Es un archivo de Excel. También se abre en Google Sheets (gratis) y en LibreOffice.
Ya trae ejemplos y una hoja de instrucciones.
Sirve aunque nunca uses un punto de venta.

¿Qué es un inventario? (en palabras sencillas)

Un inventario es la lista de todo lo que vendes y cuánto tienes de cada cosa.

Es como el cuaderno donde anotas “tengo 24 leches, 10 kilos de tortilla y 48 cervezas”. Solo que ordenado, para que no se pierda nada y puedas consultarlo rápido.

¿Para qué sirve? Tres razones que se notan en tu bolsa

Para no quedarte sin lo que más vendes. Si ves que se acaba el refresco, surtes a tiempo y no pierdes la venta.
Para no comprar de más. Dinero que se queda parado en mercancía que no se vende es dinero que no puedes usar.
Para saber cuánto ganas. Si anotas lo que te cuesta cada cosa y a cómo la vendes, ves cuánto te queda de ganancia.

¿Qué datos lleva la plantilla?

La plantilla tiene 13 columnas. No te asustes: solo 4 son obligatorias (en la plantilla están marcadas en amarillo). Las demás son opcionales y las llenas si te sirven.

Columna	¿Qué es?	Ejemplo	¿Obligatoria?
SKU	Tu clave para reconocer el producto. Puede ser corta: lo que tú quieras, pero que no se repita.	LECHE-1L	Sí
Código de barras	Los números que trae el producto junto a las rayitas. Si no tiene, déjalo vacío.	7501020500012	No
Nombre	Cómo se llama el producto.	Leche entera 1 L	Sí
Marca	La marca.	Lala	No
Categoría	El grupo al que pertenece.	Lácteos	No
Unidad	Cómo lo vendes: por pieza, por kilo, por litro…	Pieza	No
Existencia	Cuántos tienes hoy.	24	No
Costo sin IVA	Lo que te cuesta a ti, sin contar el IVA.	18.50	Sí
Precio de venta con IVA	A cómo lo vendes en el mostrador.	26	Sí
Precio mayoreo con IVA	El precio para quien te compra por caja o en cantidad.	23	No
IVA	El impuesto que lleva el producto.	16, 8, 0 o Exento	No
IEPS	Otro impuesto que solo llevan algunos productos.	26.5	No
Tipo de IEPS	Cómo se cobra ese impuesto.	Porcentaje o Cuota	No

Dos cosas que conviene entender bien

1. El costo va SIN IVA y el precio va CON IVA. El costo es lo que le pagas a tu proveedor, sin sumar el IVA. El precio de venta es lo que paga tu cliente, ya con todo incluido. Así lo pide la plantilla, y así el sistema sabe leer bien tus números.

2. Si no sabes qué IVA o IEPS lleva un producto, no lo adivines.

Si dejas el IVA vacío, la plantilla entiende que es 16%, que es lo más común.
El IEPS solo lo llevan algunos productos, como los refrescos, las cervezas, los cigarros y algunas botanas. Si no vendes de esos, deja las dos columnas vacías.
“Tasa 0” y “Exento” no son lo mismo ante el SAT. Si tienes duda con un producto, pregúntale a tu contador. Es más barato preguntar que corregir después.

Cómo llenar la plantilla, paso a paso

Paso 1. Descárgala y ábrela

Entra a la página de la plantilla y toca Descargar. Ábrela con Excel o con Google Sheets.

Paso 2. Borra los renglones de ejemplo

Trae 4 productos de ejemplo (leche, tortillas, cerveza y refresco). Son para que veas cómo se llena. Bórralos para poner los tuyos.

Paso 3. Empieza por lo que más vendes

No tienes que anotar los 1,000 productos el primer día. Empieza con los 30 o 50 que más vendes: refrescos, leche, pan, huevo, aceite, galletas. Con eso ya sirve, y luego sigues agregando.

Paso 4. Llena los 4 datos obligatorios

Por cada producto anota:

SKU: una clave corta. Por ejemplo COCA-600 para una Coca-Cola de 600 ml.
Nombre: “Refresco cola 600 ml”.
Costo sin IVA: lo que te cuesta.
Precio de venta con IVA: a cómo lo vendes.

Paso 5. Cuenta lo que tienes y anótalo en “Existencia”

Recorre tu tienda y cuenta pieza por pieza. Anota el número en la columna Existencia. Si es por kilo, anota los kilos.

Consejo: cuenta con calma, de un anaquel a la vez, y anota en una hoja aparte antes de pasarlo a la computadora. Así no se te revuelve nada.

Paso 6. Llena lo demás si te sirve

El código de barras, la marca, la categoría y el precio de mayoreo son opcionales. Si los llenas, tu inventario queda más completo. Si no, no pasa nada.

Paso 7. Revisa y guarda

Mira que no haya dos productos con el mismo SKU. Guarda tu archivo con un nombre fácil, por ejemplo inventario-mi-tienda.xlsx.

Cómo saber cuánto ganas con cada producto

Cuando tienes el costo y el precio, puedes calcular tu ganancia por pieza. Es una resta:

Ganancia = lo que cobras − lo que te cuesta

Ejemplo sencillo (producto con IVA de 16%):

Te cuesta $10 (sin IVA).
Lo vendes en $17.40 (con IVA incluido).
Al precio de venta hay que quitarle el IVA: $17.40 entre 1.16 = $15.
Tu ganancia: $15 − $10 = $5 por pieza.

Si esto te parece complicado, no te preocupes: es opcional. Lo importante es que anotes bien el costo y el precio. Con eso, más adelante cualquier sistema (o tu contador) puede hacer la cuenta por ti.

Cómo mantener tu inventario al día (10 minutos por semana)

Un inventario solo sirve si está actualizado. Hazte esta rutina:

Cada vez que surtas: suma lo que llegó a la columna Existencia.
Una vez por semana (por ejemplo, el lunes): cuenta los 10 productos que más vendes y compáralos con lo que dice tu lista.
Si el número no coincide, corrígelo y piensa por qué: ¿se vendió algo sin anotar?, ¿se echó a perder?, ¿entró mercancía que no se anotó?
Una vez al mes: revisa qué productos casi no se venden. Quizá no te conviene volver a comprarlos.

Los errores más comunes (y cómo evitarlos)

El error	Cómo evitarlo
Anotar el mismo producto dos veces	Cada producto con un SKU distinto. Busca en tu lista antes de agregar uno nuevo.
Mezclar costo con precio de venta	Costo = lo que tú pagas. Precio = lo que cobras.
Poner el costo con IVA	En esta plantilla el costo va sin IVA.
No actualizar la existencia	Sumar cuando surtes, y contar cada semana lo que más vendes.
Escribir un código de barras mal	Si no estás seguro, déjalo vacío. Es mejor vacío que equivocado.
Tratar de anotar todo el primer día	Empieza con lo que más vendes y sigue poco a poco.

¿Y si mi tienda crece? Cuándo ya no te alcanza Excel

Excel es un buen punto de partida. Pero hay señales de que ya necesitas algo más:

Pierdes tiempo actualizando la lista a mano cada vez que vendes.
Se te descuadra la existencia porque alguien vendió y no la anotó.
Tienes más de una caja o más de una sucursal y cada quien lleva su lista.
Tus clientes te piden factura y no quieres llevar todo por separado.
Quieres saber de un vistazo qué se vende más y cuánto ganaste en el día.

Ahí conviene un punto de venta: un sistema donde cada vez que cobras, el inventario baja solo. Nechicoa POS trabaja así, y la misma plantilla que llenaste se sube directo al sistema, en Inventario → Cargar catálogo, sin volver a capturar nada. Antes de guardar, el sistema te muestra una vista previa y te marca los renglones con errores.

No tienes que decidirlo hoy. Empieza con la plantilla y, si algún día la quieres usar en un sistema, ya tendrás todo el trabajo hecho.

¿Quieres ayuda para cargarla? Escríbenos por WhatsApp o correo.

Preguntas frecuentes

¿De verdad es gratis la plantilla?

Sí. No te pedimos datos para descargarla y no necesitas comprar ni instalar nada.

¿Con qué programa se abre?

Con Excel, con Google Sheets (gratis, en tu celular o computadora) o con LibreOffice. Si usas Google Sheets, súbela a tu Google Drive y ábrela desde ahí.

¿Qué es el SKU?

Es tu propia clave para reconocer un producto. Puede ser lo que tú quieras: LECHE-1L, COCA-600, HUEVO-KG. Lo único que importa es que no se repita.

¿Qué hago si un producto no tiene código de barras?

Déjalo vacío. Solo el SKU, el nombre, el costo y el precio son obligatorios.

¿Cuántos productos le caben?

Las listas desplegables de la plantilla cubren hasta 2,000 renglones. El archivo en sí no tiene más límite que el de Excel.

¿Cuál es la diferencia entre “tasa 0” y “exento”?

Los dos significan que el cliente no paga IVA por ese producto, pero ante el SAT no son lo mismo (cambia cómo se declara). Si tienes dudas con un producto, pregúntale a tu contador.

¿Y si vendo cosas que no son de abarrotes?

Sirve igual para cualquier negocio de mostrador. Solo cambia los productos. Si no vendes productos con IEPS, deja esas columnas vacías.

¿Puedo usarla si ya tengo un punto de venta?

Sí, si tu sistema permite cargar productos desde Excel. En Nechicoa POS se sube directo, en Inventario → Cargar catálogo.

Resumen

Un inventario es la lista de lo que vendes y cuánto tienes.
Descarga la plantilla gratis y borra los ejemplos.
Empieza con los 30 o 50 productos que más vendes.
Llena lo obligatorio: SKU, nombre, costo sin IVA y precio con IVA.
Cuenta tu existencia y actualízala cada vez que surtas.
Dedícale 10 minutos por semana y tu inventario siempre estará al día.

👉 Descargar la plantilla de inventario gratis